ČO ROBIŤ, ABY VÁS NOVINÁRI NEPOSLALI DO KOŠA

Ste malá alebo veľká firma, start-up či dokonca PR agentúra. A chcete dostať do sveta médií informáciu o svojom novom produkte. Dlhé hodiny venujete príprave tlačovej správy, potom ďalšie minúty (áno, niektorí bohužiaľ iba minúty) e-mailu, ktorý rozpošlete na novinársku obec. Stlačíte tlačidlo ODOSLAŤ a už len pozeráte na doručenú poštu, kedy odpíše Trend alebo zavolajú hlavné správy televízie Markíza. A potom  –  NIČ. NULA. ZERO. Nikto neodpisuje, nikto nevolá a nikto nedvíha 😊. Počkáte pár hodín, vyspíte sa na to, počkáte deň, dva, týždeň a stále nič.

Sami seba sa pýtate … Kde spravili soudruzi z NDR chybu?

Brutálnou pravdou je, že „priemerný slovenský novinár“ dostáva denne 20 až 30 takých e-mailov, ako ste práve poslali vy. Ak teda vaša téma a e-mail nie sú perfektné, novinára nemáte šancu zaujať a skončíte v neprečítanej alebo vymazanej pošte. Zapadnutý prachom ako ďalších 29 vám podobných bojovníkov.

Info pre tých, ktorí čítajú len obrázky: Na konci článku je 10 rád, čo robiť, aby vás tí novinári do pr***e neposlali

My sme pre vás spravili anketu, akých najčastejších chýb sa pri komunikácii s novinármi firmy či PR agentúry dopúšťajú. Novinárom sme položili tieto tri jednoduché otázky:

  1. Koľko tlačových správ a e-mailov s informáciami od PR agentúr a firiem denne dostávaš?
  2. Aké sú tipy pre dobre napísaný e-mail, ktorý je ťažké ignorovať – na čo by mali firmy a PR agentúry myslieť, aby ťa zaujali?
  3. Čo sú najčastejšie chyby, ktorých sa dopúšťame a kedy okamžite mažeš e-mail?
Jozef Andacký, redaktor Trendu
  1. Dostávam 20 až 30 mailov s tlačovými správami a PR správami denne, niekedy aj viac. Cca 60 % je zo zahraničia, 40 % zo Slovenska. Tipujem, že som sa dostal do mailing listov, keď som sa svojho času prihlasoval na nejakú výstavu (napr. CES v Las Vegas), postupne sa z nich snažím odhlasovať (unsubscribe).
  2. Základ je téma. Pokiaľ je to mimo môj obor alebo focus, tak buď hneď mažem (delete) alebo – aby mi to neostávalo v inboxe – dávam do priečinka. To pre účely vyhľadávania v budúcnosti – nikdy neviem, či sa mi daná informácia nebude hodiť o mesiac-dva. Dobre napísaný e-mail je tiež formálne štruktúrovaný – krátke vety, odseky, medzery medzi odsekmi. Masa textu je odradzujúca, môže uniknúť pointa alebo dôležitosť správy.
  3. Okamžite mažem správy, kde je téma vyslovene mimo môj obor alebo focus. Napríklad príliš technické veci, off-topic sektory a podobne. Väčšinou toto triedenie prebieha už na úrovni predmetu správy.
Danka Vilhanová, zástupkyňa šéfredaktorky EMMA
  1. Denne mi príde okolo 15 až 25 správ.
  2. Mail ma musí zaujať predovšetkým témou, o ktorej viem, že by som ju mohla využiť. Lebo, ak mi príde sprava trebárs o drevených domoch alebo o kolektoroch (áno, aj také dostávam), tak ich ani nečítam a automaticky mažem. Dôležité je zhrnúť podstatné body do nadpisu či jednej vety, aby som presne vedela, o čo ide a nemusela sa tým dlho prelúskavať. A ešte, PR správa nesmie byť zbytočne dlhá, lebo pri toľkých kvantách textu, ktoré denne novinár rieši, už nemá energiu čítať aj dlhé tlačové správy. Je super, ak to má nápad, upúta niečím špeciálnym na prvý pohľad – prípadne nejakú hádanku, rébus, zaujímavú fotku alebo čosi podobné.
  3. Najmä dĺžka a témy, ktoré redaktorovi „nesadnú“ kvôli zameraniu časopisu.
Roman Calík,  CEO TECHBOX
  1. Nepočítam to presne, ale určite 10 až 30 e-mailových PR správ denne.
  2. Rozhodne považujem za dobre napísaný mail, ktorý na prvý pohľad nekričí PR správou. Mail, ktorý prináša nejaké zaujímavé informácie o novej službe, produkte, lokálnej dostupnosti – je vhodné, ak je na to upozornené priamo v názve e-mailu alebo tele správy. Dobré je, ak mail obsahuje zdroj na fotografie, videá a podrobné, konkrétne informácie o predstavenej novinke alebo službe. V zásade platí: Menej je viac. Čím stručnejšie telo e-mailu a správy, tým lepšie. Žiaľ, niekedy k nám zablúdia doslova „PDF“ knihy, cca 15 a viac stranová PR správa o novom produkte. Prázdne a nič nehovoriace texty sú odpudzujúce. Ideálne je, ak k nám zamieri e-mail s exkluzívnou správou, t.j. takou, ktorú nedostane žiadne iné médium. Ak vieme priniesť informáciu exkluzívne alebo medzi prvými, je to obrovské plus.
  3. E-mail mažem okamžite, ak je mimo nášho záberu. Napríklad mail od poisťovne o počte poistných udalostí v prípade búrkového obdobia nemá v e-mailovej schránke technologického média miesto a skôr obťažuje. Rovnako mažem e-maily, kde sa spoločnosti chvália úspechmi s rôznymi svetovými oceneniami. Ako redakcia TECHBOX sledujeme významné hodnotenia či ocenenia a pripravujeme komplexný výstup, nie výstup o konkrétnej značke a počte jej produktov, ktoré získali ocenenia. Rovnako mažem e-maily, ktoré prichádzajú „príliš“ neskoro. Ak je produkt celosvetovo predstavený, napríklad v pondelok, je zbytočné posielať informáciu o ňom vo štvrtok, navyše bez bližších informácií o lokálnej dostupnosti, ktorá stále nie je známa. Článok máme von v čase predstavenia novinky, t.j. už v pondelok. Ak sa správa posiela takto s oneskorením, mala by dopĺňať už známe informácie, nie ich duplikovať. Rovnako mažem e-maily začínajúce textom: „…prosím Vás o uverejnenie tlačovej správy o….“. Sme totiž spravodajský portál, nie nástenka pre uverejňovanie tlačových správ. Ak tlačová správa obsahuje zaujímavé informácie, z ktorých vieme pripraviť zaujímavý článok pre čitateľa (nie typu copy/paste), tak ho pripravíme a radi, aj bez toho, aby nás niekto prosil o uverejnenie.
Tomáš Švec, redaktor Pravda.sk
  1. V priemere približne 10 až 15 denne.
  2. Správny predmet, oslovenie menom, adresný. V e-maile by mal byť !stručný! popis toho, čo by som sa mal dočítať v prílohe, inak si ju pravdepodobne neotvorím, ak už konkrétny e-mail neočakávam.
  3. Určite sa vyhýbam bombastickým predmetom a ak ma prvé dva riadky v e-maile nezaujmú, tak ho ďalej nečítam. Takisto mi prekáža ak sa agentúry či firmy snažia vtesnať celý text do tela e-mailu. V takom prípade zväčša dlhý text ani nečítam. Záverom, e-maily nevymazávam, len automaticky triedim a archivujem.
Katarína Hrnčárová, redaktorka Stratégie
  1. Asi 5.
  2. Zaujme ma téma alebo obsah správy, či sa nám hodí. Forma napísania e-mailu nie je pri tom až taká dôležitá, to majú PR agentúry poväčšine zvládnuté na veľmi dobrej úrovni.
  3. Keď ma nezaujme téma alebo obsah správy a nie je ani nikto iný v redakcii, kto by sa danej problematike venoval.
Monika Sládková, šéfredaktorka Feminity
  1. V priemere okolo 20 až 25 tlačových správ denne, s blížiacim sa obdobím Vianoc a iných „komerčných“ sviatkov ich počet v inboxe rapídne narastá.
  2. Väčšie a renomované agentúry posielajú e-maily, ktoré sú z môjho pohľadu na vysokej úrovni. Majú kvalitných ľudí, ktorí vedia, čo je profesionálna komunikácia. Kladú dôraz na adresnosť a personalizáciu. Mali by však myslieť aj na to, že ku každému kreatívnemu projektu, ktorý chce PR agentúra vymyslieť, treba aj predstavu o budgete. Takže jednoznačne uvádzať aj rozpočet vyhradený na projekty. Určite sa oplatí  investovať do dlhodobej spolupráce a budovať značku postupne s využitím viacerých platforiem, ktoré momentálne ponúka digitál, vrátane social media. Súčasným trendom sú natívne články, ktoré majú niekoľkonásobne väčší zásah a tiež budujú vzťah značky s čitateľom nevtieravou formou.
  3. Cieľová skupina. Niektoré značky akoby nemali presne zadefinovanú cieľovú skupinu a nevedeli, čo chcú dosiahnuť. Osobne to vnímam skôr ako dopad častej fluktuácie ľudí, ktorá zasiahla aj iné oblasti. E-maily mažem práve vtedy, keď sú cielené na diametrálne odlišnú cieľovú skupinu. Inak si ich nechávam v archíve, niekedy sa k nim v rámci daného kvartálu vraciam. Nemyslím si však, že PR stojí na e-mailoch :). Za veľké „faux pas“ považujem neadresnosť. Nie je nič horšie, ako po prvých vetách zistiť, že ide o generický email rozposlaný „kobercovým náletom“ na celý mailinglist s dúfaním, že sa niekto chytí. Treba mať na vedomí, že aby e-mail v preplnenom inboxe nezapadol, musí byť stručný s podstatnými informáciami a musí byť pre mňa. Ak mám ako príjemca mailu pocit, že mi prišiel všeobecný mail, ktorého adresátom okrem mňa boli ďalšie desiatky ľudí, tak to nefunguje.
Klaudia Fiolová, redaktorka womanman.sk
  1. Denne ich dostávam asi 4 až 5.
  2. Krátky, stručný mail, kde hneď na začiatku je uvedený dôvod, prečo ma kontaktujú a aký je cieľ správy.
  3. Ja si nič nemažem :), skôr odignorujem mail, keď je dlhý a hneď na úvod sa nedozviem, o čo ide. Napríklad keď prvé tri vety sú len ako keby „úvod do deja“ bez pointy. V tom prípade viem, že sa dostanem k požadovanej info až niekde v strede mailu a to nie je veľmi efektívne ani pre jednu stranu.

 Tu je 10 rád, čoho sa pri komunikácii s novinármi držať.

  1. Téma je základ. Dobré copy pri tlačovej správe je must.
  2. Položte si otázku: Prečo by to novinárov malo zaujímať?
  3. Držte sa témy, v tlačovej správe aj v tele e-mailu. Najlepšie bez superlatívov a buzzwordov.
  4. Buďte správne stručný v e-maile.
  5. Spravte si vašu domácu úlohu = medialist, na koho budete posielať správu.
  6. Overte si, že to, čo posielate, je pre novinára relevantné.
  7. Ak je to možné, posielajte e-mail osobne, nie hromadne.
  8. Posielajte e-mail v správny čas.
  9. Fakt si najmite na toto profesionálov.
  10. Vytesať a napichnúť na nástenku. 😊